Время — это ограниченный ресурс, который постоянно расходуется. Вы не можете перестать использовать его и не способны восстановить его запасы, но при этом оно нужно вам, чтобы реализовывать задуманное. От планирования встреч до выполнения заказов — время стоит за каждым аспектом ведения бизнеса, и вы не можете позволить себе распоряжаться им плохо.

Неэффективный тайм-менеджмент может проявляться по-разному. Прокрастинация, отвлечения на личные дела или же затянувшиеся надолго проекты, существует множество вещей, которые ежедневно тратят наше время впустую. Из-за потерянного времени вы нарушаете свой жизненной-рабочий баланс, ощущаете больше стресса и чаще сталкиваетесь с жесткими дедлайнами.

К счастью, сегодня современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 9 приложений, которые позволят освободить ваше расписание, найти время для личной жизни и сосредоточиться на выполнении важной работы.

1. Clear

Clear — это простое, хорошо продуманное приложение для списков дел, благодаря которому вы сможете с легкостью следить за всеми вашими текущими задачами.

Порой наша жизнь становится слишком суетливой, но Clear помогает видеть приоритетные цели как ряд элементарных, пошаговых процессов. Вы можете распределять ваши ежедневные задания по отдельным категориям, используя тематические списки, и сразу же видеть то, что нужно делать дальше.

Одним из основных преимуществ Clear является его полностью настраиваемый и удобный в использовании интерфейс. С помощью простых жестов вы сможете добавлять и завершать задачи без малейших раздумий.

Clear доступен для iOS, OS X и Apple Watch.

Почему Clear?

Это приложение организовывает вашу жизнь, позволяя вам достигать ваших целей шаг за шагом.

Clear синхронизируется с аккаунтом в iCloud, благодаря чему вам не нужно постоянно обновлять ваши списки дел на всех устройствах.

Clear приучает вас к ответственности за счет напоминаний и push-уведомлений, которые акцентируют ваше внимание на том, что вам действительно нужно сделать.

Workflow — это легко настраиваемое приложение, которое сокращает ваши временные затраты на выполнение сложных ежедневных задач.

С помощью Workflow вы можете создать уникальные ярлыки на «рабочем столе» вашего телефона или планшета, которые выполняют серии задач одним кликом. Что бы вас не интересовало — автоматическое «подтягивание» маршрута к месту вашей следующей встречи из Google Maps или резервное копирование всех ваших фотографий в Dropbox’е — у вас появится возможность разрабатывать свои собственные приложения, которые будут отвечать за любые необходимые функции.

Workflow может похвастаться более чем 200 действий и интеграций с такими приложениями, как Facebook, Uber и YouTube. Этот тайм-менеджер доступен на iOS.

Почему Workflow?

Workflow помогает вам сэкономить время за счет автоматизации сложных задач, которые вы регулярно выполняете на мобильном устройстве.

Workflow отличается простотой и скоростью работы, ведь он позволяет вам быстро создавать новые приложения и ярлыки при помощи обычных «drag-and-drop» команд.

Workflow универсален и может работать внутри таких приложений, как Safari и Evernote.

3. Clara

Clara — это приложение, основанное на искусственном интеллекте, которое планирует и координирует ваши встречи.

Назначение встреч — это очень трудоемкая работа: отыскать время в своем собственном расписании сложно, но разобраться в событиях чужого графика еще тяжелее. Clara избавляет вас от беготни, связанной с организационными вопросами, благодаря автоматической обработке надоедливых back-and-forth email’ов, которым вы каждый день уделяете время.

Просто впишите Clara как вторичного получателя (СС — carbon copy) в любое письмо и приложение сразу же начнет процесс создания встречи.

Почему Clara?

Clara помогает вам тратить меньше времени на отправку писем и высвобождает ваш почтовый ящик.

С Clara вы сможете фокусироваться на выполнении своих обязанностей, так как вам не придется думать о своем расписании.

Clara ведет себя подобно реальному человеку и использует простой, естественный стиль изложения, который будет полностью понятен вашим получателям.

Wunderlist — это приложение, предназначенное для создания совместных списков дел, благодаря которым вы можете более точно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками.

Когда настанет время заняться какой-то работой, вам не придется делать все в одиночку. Wunderlist позволяет вам отслеживать, завершать цели и делиться ими одним нажатием кнопки. Вы также сможете назначать задачи, добавлять комментарии, устанавливать сроки выполнения и напоминания для вашей команды.

Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone; OS X и Windows; и Google Chrome.

Почему Wunderlist?

С Wunderlist вся ваша команда остается в курсе событий, так как это приложение позволяет делиться, комментировать и совместно заниматься любой задачей или списком дел.

Wunderlist доступен практически на всех платформах, а это значит, что он будет работать на всех ваших устройствах и у всех участников вашей команды.

Wunderlist заботится о том, чтобы вы ни о чем не забывали, предоставляя вам возможность гибкой настройки дедлайнов и напоминаний.

RescueTime — это тайм-трекер, который записывает, как и где вы проводите время в Интернете.

Хотите сбалансировать личную жизнь и рабочую сферу? RescueTime анализирует все, что вы делаете на протяжении дня — от используемых вами приложений до количества времени, которое вы проводите на ваших любимых веб-сайтах. Если вы хотите оградить себя от повседневных отвлекающих факторов и выполнять свою работу быстрее, RescueTime позволит вам определить, какие именно модели поведения отдаляют вас от более продуктивной жизни.

Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении ваших целей, RescueTime может даже временно заблокировать ресурсы, на которых вы предпочитаете проводить время, откладывая работу «на потом». RescueTime доступен для iOS и Android; OS X, Windows и Linux.

Почему RescueTime?

RescueTime сигнализирует вам о том, что вы тратите слишком много времени на ту или иную задачу за счет напоминаний.

RescueTime дает вам лучшее представление о том, как вы проводите свой день, благодаря подробным отчетам и ежедневным дайджестам.

RescueTime помогает вам выполнять работу быстрее, подбирая для вас новые способы организации вашего дня и грамотного тайм-менеджмента.

6. Timely

Timely — это инновационный тайм-трекер, который не только показывает, сколько времени у вас уходит на каждый проект, но и помогает вам организовывать вашу рабочую неделю эффективнее.

Timely заблаговременно планирует вашу неделю и позволяет оценить временные затраты на решение ваших повседневных задач. Отслеживая свое время, вы сможете сравнить ваши прогнозы с тем, как долго на самом деле выполнялась та или иная работа, и оптимизировать свое расписание в будущем.

Такой подход к тайм-трекингу позволит вам распоряжаться своим временем более эффективно и положит конец при выполнении важных проектов. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.

Почему Timely?

Timely направляет вашу команду в нужное русло и дает вам более реалистичную картину того, сколько времени на самом деле уходит на проекты.

Timely помогает вам отслеживать точное количество времени, которое вы отводите на решение рабочих задач.

Timely помогает вам понять, как именно проходить ваша неделя, и распланировать следующую «семидневку».

Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, благодаря которому вы сможете с легкостью сортировать ваши задачи и взаимодействовать с другими членами команды.

Вместо того чтобы сбивать вас с толку кучей email’ов и сообщений в Slack, Trello отображает ваши проекты в виде списков, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, которые могут представлять задачи, идеи, цели и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения, чек-листы и пользовательские заметки к картам, умещая всю эту информацию на одной странице.

Чем бы вы ни планировали заняться — отслеживанием прогресса крупных проектов или же организацией сеанса «мозгового штурма» — Trello можно адаптировать под любые нужды ваших сотрудников.

Почему Trello?

Это приложение полностью настраиваемое. В каждом бизнесе есть свои особенности, и Trello легко приспосабливается к этим потребностям.

Trello поддерживает вашу организованность, объединяя все проекты и командные коммуникации в единое цифровое окружение.

С Trello вам будет намного проще отслеживать проекты и вы сможете анализировать целые рабочие процессы с первого взгляда.

Благодаря доступу к обширной сети данных Google Now может предоставлять вам сведения, которые посчитает релевантными для вас. От результатов спортивных состязаний и близлежащих ресторанов до наличия пробок по дороге на работу, Google Now высвобождает ваше время, заботясь о всех ваших ежедневных мелочах.

Google Now также полностью интегрирован в экосистему приложений Google, что позволяет вам назначать мероприятия в Google Календаре, вносить заметки и многое другое. Этот онлайн-ассистент совместим с операционными системами iOS и Android.

Почему Google Now?

Google Now дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе, ведь он предоставляет вам нужную информацию, не заставляя вас копаться в поисковой выдаче.

Google Now всегда готов помочь, хотите вы зарезервировать столик в ресторане или пытаетесь вспомнить, где припарковали свой автомобиль.

Приложение автоматически адаптируется к вашему поведению и обеспечивает вам уникальный и полностью настраиваемый опыт, который можно изменить в любой момент.

Pocket — это приложение для закладок, которое позволяет вам сохранять статьи, чтобы прочитать их позже.

Увлекательный контент способен отвлечь вас от рабочего процесса даже в самые продуктивные дни. Благодаря Pocket вы можете сохранять все приглянувшиеся вам публикации в одном месте и откладывать их на будущее, не отрываясь от выполнения более приоритетных задач.

Pocket работает с более чем 1500 различных приложений, поэтому где бы вы ни нашли интересную статью, у вас будет возможность зафиксировать ее. Pocket совместим с iOS и Android.

Почему Pocket?

С Pocket вы не будете отвлекаться, потому что всегда сможете сохранить толковый контент и выжать максимум из своего времени.

Pocket помогает вам организовать ваш день и отделить рабочее время от времени на обучение.

Pocket упрощает обнаружение нового контента, так что решив прочитать что-то новое, вы не испытаете недостатка материалов.

Время решает все

Эффективное распределение своего времени является ключом к более продуктивной и счастливой жизни.

Если вы распоряжаетесь этим ресурсом недостаточно хорошо, вы можете запросто погрязнуть в рабочих нюансах и упустить возможности для приятного времяпровождения в компании друзей или родственников. Поддержание правильного жизненно-рабочего баланса является важнейшим фактором вашего профессионального и личного успеха, поэтому вы должны стараться извлекать максимум из своего времени при любых обстоятельствах.

С помощью перечисленных выше приложений вам удастся с легкостью оптимизировать свою жизнь для большей продуктивности и меньшего стресса.

Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?

Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.

http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.

http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.

http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.

http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).

https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.

https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂

http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.

http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.

http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.

http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.

https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.

http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.

https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).

http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.

Беззаботное лето осталось позади, и самая главная задача на сентябрь — успешно влиться в учебный и/или рабочий процесс. С наступлением осени у большинства из нас дел прибавится, а свободного времени поубавится. Как говорил сам Стив Джобс, время — самый ценный ресурс в нашей жизни. Этот ресурс конечен, и мы не в силах им управлять. Однако мы можем управлять тем, как мы используем время.

Существует огромное количество самых разных систем управления делами, от простого блокнота и ручки и до многофункциональных программ. Кому-то удобнее всего записывать перечень дел в школьном дневнике, кто-то использует для этого настенный календарь, кто-то работает с веб-сервисами для тайм-менеджмента. Но больше всего тех, кто вообще никак не планирует свое время или держит список дел в голове. Если вы относитесь к последним, попробуйте современный способ управления делами — с помощью мобильных приложений.

⇡ Напоминания в Google Now

Если ваш смартфон работает под управлением Android 4.4 или более поздней версии операционной системы от Google, самый простой напоминальщик уже встроен в интегрированное приложение Google Now. Для того чтобы воспользоваться этой функцией, перейдите к меню настроек приложения и выберите пункт "Напоминания". После этого добавьте дело, о котором вы не хотите забыть. Напоминание может срабатывать в определенное время (например, послезавтра днем) и повторяться с заданной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно).

Другой вариант — срабатывание, когда вы окажетесь в заданном месте (скажем, в продуктовом магазине). Для ускорения ввода напоминание можно добавлять, используя голосовой движок. К сожалению, никакой группировки напоминаний по категориям в Google Now не предусмотрено.

⇡ "Помнить всё"

Добавлять задачи голосом можно и на устройствах с более ранней версией Android. Для этого хорошо походит, например, приложение "Помнить всё". Оно отлично понимает русский язык и не только записывает заголовок задачи, но и само заполняет поля даты и времени. Понятное дело, при необходимости эти параметры можно откорректировать, но если говорить достаточно четко, то этого не требуется. Например, если сказать смартфону "В понедельник на десять утра в школу надувать шарики", приложение "Помнить всё" добавит напоминание "В школу надувать шарики" и запланирует его на утро понедельника.

Ровно в десять часов в понедельник смартфон напомнит вам о запланированном событии, и вы сможете отметить его как завершенное или же отложить на более позднее время. Кроме этого, в любой момент можно перейти к списку напоминаний и отметить уже сделанные дела. Упорядочивания по категориям в приложении нет, а все завершенные проекты перемещаются в отдельную вкладку. Если вдруг дело снова требует вашего внимания, его можно легко перенести из завершенных в активные.

⇡ Todoist

Приложение Todoist входит в большую семью органайзеров, которые доступны для пользователей одноименного веб-сервиса. Одним из преимуществ сервиса является поддержка синхронизации, поэтому управлять задачами можно не только со смартфона, но и с любого компьютера, подключенного к Интернету. Todoist существует в виде веб-приложения, настольной программы для Windows и Mac, расширения для Chrome, дополнения для Firefox и пр.

Зарегистрироваться на сервисе можно прямо из приложения, используя учетную запись Google. C каких задач стоит начать? Люди, использующие средства для тайм-менеджмента в течение многих лет, советуют записывать абсолютно все задачи, даже те, которые кажутся вам простыми и о которых вы вряд ли забудете. Во-первых, это вырабатывает привычку составления списка дел. Во-вторых, перенося дело на бумагу (или в данном случае в смартфон), вы как бы освобождаете свой мозг от необходимости помнить о нем, а значит, открываете для новых задач и идей. В-третьих, при просмотре длинного списка хоть и небольших, но выполненных дел самооценка постоянно повышается.

При помощи Todoist можно группировать задачи по категориям, упорядочивать их по степени важности, разбивать на подзадачи, устанавливать дату, до наступления которой они должны быть выполнены. Благодаря такой широкой функциональности Todoist можно использовать в любых сферах жизни. Например, в отдельные категории можно помещать фильмы, которые стоит посмотреть; книги, которые хочется почитать; цели, которых мечтаете достичь.

В премиум-версии доступно еще больше функций. В частности, можно прикреплять к задачам файлы (в том числе и из Dropbox и Google Drive), дополнительно организовывать их при помощи меток, добавлять комментарии, а также устанавливать напоминания.

Пользователи устройств с Android 4.4+ могут добавлять задачи в Todoist, даже не запуская приложение. Благодаря интеграции с Google Now можно просто говорить, что нужно сделать, а голосовой движок Google распознает текст и предложит сохранить его в виде задачи в Todoist.

Еще одна приятная функция Todoist, которая добавляет азарта в работу с приложением, — карма. По мере того, как пользователь ставит и выполняет задачи, приложение насчитывает ему очки. Чем больше очков, тем выше рейтинг. Согласитесь, каждому приятно почувствовать себя Грандмастером или Гуру, а тем более в таком нелегком деле, как управление собственным временем.

⇡ Any.Do

Any.Do — один из главных конкурентов Todoist. Как и предыдущий сервис, он работает на разных платформах и обеспечивает синхронизацию пользовательских данных между ними. Как и у предыдущего сервиса, у Any.Do есть платная версия, однако список возможностей, которые доступны только премиум-пользователям, отличается. Например, в Any.Do можно бесплатно снабжать задачи комментариями, прикреплять к ним файлы и устанавливать напоминания по времени. А вот напоминания по месту, защита приложения паролем, а также настройка изменяющихся параметров задач доступны лишь после оформления подписки.

Тот, кто много раз безуспешно пробовал работать с разными системами тайм-менеджмента, подтвердит, что самое сложное — не забывать о запланированных задачах. Бывает, что с вечера запишешь с десяток дел на завтра, а утром совершенно забываешь о планах и снова начинаешь барахтаться в море рутинных и внезапных дел. В приложении Any.Do есть очень удобная функция Moment, цель которой — помочь вам выработать привычку просматривать запланированные на сегодняшний день задачи. Установите время, когда эта функция будет срабатывать, и, скажем, каждое утро в семь часов двадцать минут Any.Do будет показывать дела, запланированные на сегодня.

Задачи показываются на экране друг за другом, и при необходимости можно переносить их на другой день, удалять, помечать как выполненные. Примерно через тридцать дней (а именно такой срок, по словам психологов, обычно требуется для выработки новой привычки) ваша рука сама будет в 7:20 тянуться к смартфону, и тайм-менеджмент уже не будет казаться чем-то сложным.

⇡ Google Keep

Google Keep уступает по функциональности Any.Do и Todoist, однако для составления базового списка дел подходит неплохо. Если вам не нужно создавать многоуровневые проекты, а хочется просто внести чуть больше порядка в повседневную жизнь, это приложение отлично подойдет. Поскольку это сервис от Google, регистрироваться в нем не придется, да и синхронизация тоже, понятное дело, сработает между всеми устройствами. Google Keep также работает как веб-приложение и как расширение для Chrome.

Все заметки отображаются в приложении в виде отдельных фрагментов, напоминающих листочки блокнота. Если установить для заметки срок выполнения, она автоматически превратится в напоминание. При этом из списка заметок она не исчезнет, но ее также можно будет видеть в списке напоминаний. Заметки могут содержать короткие задачи или же списки, состоящие из нескольких пунктов. В Google Keep также реализованы повторяющиеся напоминания: можно быстро добавить повторяющиеся задачи, такие как, скажем, бекап данных или мытье полов.

Для того чтобы список заметок был нагляднее, есть возможность выбора цвета подложки. Его можно использовать вместо категорий: например, домашние дела выделять зеленым, а рабочие - желтым. Кроме этого, организовывать дела можно при помощи меток, которые в приложении играют роль категорий.

Это приложение помогает смарфтону превратиться в таймер, отсчитывающий рабочее время по методу "помидора". Это — сравнительно новая техника управления временем. Она была разработана в конце 80-х годов прошлого века. Суть ее сводится к тому, что для повышения эффективности работы необходимо работать непрерывно 25 минут, после чего сделать небольшой перерыв (до 5 минут). Каждый промежуток времени, в течение которого вы работаете, не отвлекаясь ни на что, называется "помидор". После четырех таких "помидоров" стоит сделать длинный перерыв продолжительностью от 15 до 30 минут. В течение небольших перерывов в работе можно сделать физические упражнения, походить по коридору (если вы в офисе) или вымыть посуду (если вы работаете дома), навести порядок в рюкзаке или в кошельке, просто выпить стакан воды. Главное при этом — не думать о работе.

Приложение It’s Focus Time! предлагает выбрать, сколько минут будет продолжаться один "помидор" (до 60 минут), а также сколько времени выделено на маленькие (до 15 минут) и большие (до 45 минут) перерывы в работе. Как только временные интервалы будут настроены и вы будете готовы начать работать, можно запускать таймер. Время может отсчитываться с характерным тиканьем, но, если это вас отвлекает, звуковой эффект можно отключить. Конец каждого интервала может сопровождаться звуковым сигналом.

⇡ Raise the Bar!

Эксперты по личностному росту уверяют: для того чтобы дела сдвинулись с места, нужна мотивация. Как ее получить? Для начала поставить себе цели, чтобы знать, в каком направлении двигаться. Затем разбить одну большую цель на маленькие этапы и очертить способы достижения каждого из них. Ничто так не мотивирует на пути к достижению цели, как осознание того, что ты двигаешься вперед. А чтобы прогресс был лучше заметен, можно использовать приложение Raise the Bar! С его помощью можно ставить практически любые цели и наглядно отслеживать результаты на цветной шкале-линеечке.

Для работы с приложением, во-первых, необходимо указать, какой именно прогресс нужно отслеживать. Это может быть все что угодно: от выполнения домашних заданий и до ежедневной езды на велосипеде. Далее нужно выбрать один из вариантов достижения цели: составление списка задач и постепенное их выполнение, создание цели, которую нужно достичь, или же улучшение своих показателей в том или ином деле. На следующем этапе потребуется указать тип данных, которые будут отслеживаться.

Для списка это будут пункты, а для двух других вариантов — потраченное время или количество (часов, калорий, денег и т.д.). Чтобы не забывать о целях, можно создать напоминальщики. Кроме этого, есть возможность установить крайний срок достижения цели и создать повторяющуюся ежедневно, еженедельно или ежемесячно задачу.

По мере того, как вы будете продвигаться на пути к цели, нужно будет вносить в ее настройки новые показания, а приложение будет визуализировать прогресс на цветной линеечке. Кроме этого, для каждой цели Raise the Bar! генерирует еженедельную и ежемесячную статистику. Для более удобного управления целями можно группировать цели при помощи меток и назначать для каждой из них определенный цвет.

⇡ Habit RPG

Это приложение предлагает, возможно, один из самых оригинальных способов управления задачами, представляя их в игровой форме. Загрузив приложение, вы становитесь игроком, выполняющим миссии, зарабатывающим очки за свои достижения и теряющим их за поражения. Иными словами, можно вместо скуки от рутинных дел почувствовать азарт игры и легко мотивировать себя на новые свершения.

Все задания разделены на привычки, ежедневные дела и список того, что нужно выполнять. В первый раздел вы добавляете полезные привычки, которые хотите приобрести, или вредные, от которых хотите избавиться. Напротив каждой привычки можно добавлять кнопки + и/или —. Например, если это привычка "Воспользоваться лифтом/лестницей", то она может содержать и плюс, и минус. Вы сможете выбирать нужный значок, в зависимости от того, как вы пришли домой сегодня. Вредные привычки, такие, как, скажем, "Есть сладкое после еды", должны содержать только кнопку «минус».

Раздел ежедневных дел содержат повторяющиеся задачи. Для каждой из них можно выбрать параметры повторяемости. Например, делать зарядку и пить пять стаканов воды нужно каждый день, а разбираться в рабочих делах - только с понедельника по пятницу. Те дела, которые нужно выполнять только один раз или время от времени, заносятся в раздел To-Dos.

После того как первоначальные списки сформированы, необходимо придумать систему вознаграждений. Получить больше здоровья для вашего персонажа, дополнительные элементы экипировки или вполне реальное вознаграждение в виде просмотра любимого телесериала — выбор за пользователем.

Хорошо известно, что, для того чтобы достигать большего, стоит рассказывать о своих целях друзьям, не забывая упомянуть о поощрениях и наказаниях, которые вы для себя придумали. Habit RPG дает возможность играть вместе, соревноваться друг с другом, а также разделять ответственность за запланированные дела.

⇡ Заключение

Плыть по течению — это всегда проще, чем прокладывать новый путь. И жаловаться на отсутствие времени гораздо легче, чем предпринимать реальные действия для того, чтобы двадцать пятый час в сутках все-таки появился. Пробуйте, выбирайте те приложения, которые подходят именно вам, и будьте продуктивными.

Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

  1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
  2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
  3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
  4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
  5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
  6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
  7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

  1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
  2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
  3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
  4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

  • Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
  • Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
  • Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
  • Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

  • Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
  • Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
  • Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
  • Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
  • Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Однако, возможно, что вы уже знаете основы тайм-менеджменте и не нуждаетесь в теории. Вы из тех людей, кто предпочитает действовать, и вам гораздо интересней узнать, как реализовать все эти идеи на практике.

В 21 веке самый быстрый, удобный и эффективный способ для самоорганизации и планирования времени – это использование соответствующих программ для компьютеров и смартфонов.

Но есть одна проблема. Их тысячи! Какую выбрать?

К счастью, есть программа, которая является общепризнанным лидером в данной области. Ей пользуются миллионы людей по всему миру, она универсальна, бесплатна и, как минимум, на две головы выше всех конкурентов.

Что это за программа и почему 90% людей используют ее только на 10% от ее возможностей ? Как вам избежать подобных ошибок, начать применять данную программу уже сегодня и добиться от нее максимальной эффективности?

В статье вы найдете ответы на все эти вопросы, но сначала небольшая предыстория.

Все началось со старого доброго MS Outlook…

Тайм-менеджментом я впервые заинтересовался примерно 10 лет назад. Нагрузка на работе была серьезная. Приходилось работать почти каждые выходные, периодически спать по 2-3 часа. При этом сроки выполнения задач мной все равно периодически нарушались, а количество дел не уменьшалось. Нужно было что-то менять.


Когда я впервые услышал про тайм-менеджмент, то ухватился за эту идею, как за соломинку. Я начал читать книги по данной теме, пошагово внедрять различные системы и идеи.

Предпринятые мной шаги довольно быстро дали первые результаты. Я почти перестал срывать сроки и все реже выходил на работу по выходным.

Однако настоящий переворот в моей системе управления временем произошел тогда, когда я начал использовать для самоорганизации компьютерные программы.

Одной из первых таких программ стал Outlook (почтовая программа, входящая в Microsoft Office). Идея использовать данную программу для тайм-менеджмента появилась у меня благодаря книге Глеба Архангельского «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010».

Учитывая, что до этого я пытался вести свои списки дел в тетрадках и блокнотах, ощущения были фантастическими. Наверное, примерно так чувствовали себя люди, которые годами считали на счетах, и внезапно им в руки попал калькулятор 🙂


Пару лет Outlook и система Глеба Архангельского служили мне верой и правдой. Однако наш мир меняется с невероятной скоростью. И если в 2009-2010 гг. меня все устраивало, то после появления современных смартфонов я осознал, что Outlook – это далеко не вершина эволюции . Поэтому я начал подыскивать ему достойную замену.

И поиски оказались успешными.

В тот период у меня впервые появилась идея создания собственного сайта. При этом, будучи гуманитарием по образованию и роду деятельности, я был крайне далек от всех технических моментов, которые связаны с веб-дизайном.

Перерыв интернет в поисках подходящей информации по данной проблеме, я наткнулся на обучающие видеокурсы Евгения Попова по HTML и CSS. Посмотрев несколько уроков, я был приятно удивлен, насколько просто, понятно и доступно он объясняет сложные технические моменты.

Подписавшись на его блог, я обратил внимание, что он публикует не только информацию, касающуюся создания сайтов. Многие посты были посвящены вопросам, связанным с повышением личной эффективности и саморазвитием, что было для меня не менее интересным.

Советы в блоге были невероятно простые, но в то же время чрезвычайно полезные.

Я не буду утверждать, что предложенная автором система использования Evernote является самой совершенной в мире, поскольку таких систем бесчисленное множество, и я, естественно, не изучал их все. Но могу с уверенностью отметить два важных момента, касающихся данного видеокурса.

1. Это невероятно простой способ, чтобы освоить Evernote с абсолютного нуля . Вам достаточно просмотреть 22 видеоурока (их общая продолжительность около 3 часов) и повторить те действия, которые вы видите на экране. Всего через 3 часа вы будете знать все возможности программы и сможете применять ее богатый функционал на практике.

2. Система настолько продумана, что за несколько лет ее использования у меня ни разу не возникло к ней претензий, а также необходимости искать какие-то дополнительные сведения о работе Evernote в других источниках.

С этой системой вы сможете эффективно работать с большими объемами информации и всегда будете иметь под рукой нужные документы, файлы, статьи, идеи, контакты и любые другие данные. Вам станет гораздо легче правильно планировать свое время, грамотно выбирать приоритетные задачи, соблюдать установленные сроки и последовательно добиваться намеченных целей.

Поэтому если вы нацелены на саморазвитие и постоянно ищете способы для увеличения собственной продуктивности, обязательно обратите внимание на программу Evernote и данный видеокурс.

С их помощью вы сделает огромный шаг вперед в искусстве тайм-менеджмента и получите огромное преимущество перед теми людьми, которые из-за собственной лени, безынициативности, боязни новых технологий и отсутствия знаний упускают открывающиеся перед ними возможности.

Подробную информацию о видеокурсе вы найдете на сайте автора, перейдя по ссылке ниже. Успехов вам в освоении Evernote!