Для выявления поглотителей времени Глеб Архангельский описывает технику "Хронометраж" (глава 8) книги Тайм-драйв . PDF .

Хронометраж - учет и анализ расходов времени . Метод борьбы с «поглотителями времени». Глеб

В русскоязычном мире, метод учёта времени придумал А. Любищев (1890–1972), который и вдохновил Глеба. 56 лет подряд до своих 82 лет он вёл ежедневный учёт времени.

Любищев признавался, что мог заниматься творческой и сложной работой не более 7-8 часов в день, при этом он был монстром работоспособности. Трудное для него: чтение сложных научных книг, научная работа, написание научный статей и рицензии.

Мои результаты

Важно понимать: я учитывал время специально и планировал раскрыть полученные результаты - это "мотивировало" трудиться продуктивнее.

Цифры кажутся точными, но всё - приблизительно. Я не робот: включал трекер не вовремя; пока читал - обсуждал книгу. В целом, ситуация видна.

По дням за январь 2016:


У меня нет работы с 10 до 19. Я предприниматель, часть старых проектов работают почти автономно. Я периодически над ними работаю.

Ниже "Лекции" - это видеоинтервью, подкасты, видеолекции.
"Пишу статью" ≈ 40 часов, времени занимает как полноценная работа, а по факту - гораздо больше. Обсуждение и обдумывание, сбор информации. Пару идей не давали уснуть в 3-4 утра.

Работа и личное развитие:


Изучение испанского языка, Фейсбук (и профильные медиа), спорт и остальное:



В месяце 500 часов (8-мь на сон). 284 часа ушло на: гигиену, отдых, еду, прогулки, фильмы/сериалы, ничегонеделание и ещё не понятно на что.

Потенциально ещё 50-100 часов можно использовать с пользой . Но вопрос в энергии и работоспособности. После 200 часов умственного труда - у меня их не оставалось.

Зато, вместо диванного отдыха, я понял, что добавлю себе в график: танцы и футбол. Что наоборот - разгрузит мозг.

Мне интересно, где люди берут энергию на 10-12 часов в день умственного труда и не перегорают. Я раньше мог так работать, но износ наступал через 6-10 месяцев.

Отзыв

Спустя год, учитываю время - сильный показатель, что метод полезен. Сейчас я фиксирую не всё активности, а самые важные. Начал писать статью - включил таймер (закладка в хроме на последнем скриншоте).

Мои выводы:

  • Приходит понимание на что вы реально тратите время в течение дня, а не на что "по вашему" вы его тратите. Если вы думаете, что на работе - "работаете" все 8-мь часов, рекомендую проверить, так ли это.
  • Повышается концентрация . Если вы отметили "читаю", и вам пишут в чат - вы игнорируете. Знаете, что таймер считает "Чтение", а початиться - успеете позже.
  • Меньше бессмысленного сидения за ноутом , нужно же отметить чем вы заняты.
    Я ввёл категорию "Ничегонеделание". Сел просто поклацать - включаю её. Когда вижу, что уже скопился час - пугаюсь.
  • Проще работать над сложным делом . Писать статьи - сложно. Самое сложное - выбрать тему и написать первые 3-4 абзаца. Чтобы начать, я включаю таймер и пишу, уже нет возможности "втихаря" почитать ленту социалок и саботировать работу.


Для меня хронометраж времени стал альтернативой ежедневному планированию.

Учёт времени создаёт легкий стресс, заставляющий делать то, что важно, а не что попало. Отличная альтернатива ежедневному планированию, в котором всё срочное и не гибкое .

Хронометраж помогает концентрироваться, работать более продуктивно.

Читайте книги, практикуйте, делитесь опытом .

Тема, конечно, большая, все не охватишь. Но решил написать про Хронометраж, подразумевая рабочее и личное время.
Вообще с темой по хронометражу впервые встретился у Глеба Архангельского в его стоящем труде «Организация времени» (к сожалению, многие его другие книги явно уступают ей по качеству).

Хронометраж возникает в связи с освоением Тайм-менеджмента. Тема в свое время модная. Да и сейчас не теряющая своих позиций. Особенно для тех кто только знакомится с ней. Я согласен с автором книги, что несмотря на название «менеджмент», он здесь мало уместен - временем нельзя управлять. Но его можно правильно использовать. А чтобы его правильно использовать его надо научится - ЧУВСТВОВАТЬ .

В чем суть хронометража?
Хронометраж служит для изучения временных затрат, которые тратит человек. Осуществляется это путем фиксации продолжительности определенного действия. Короче, это ведение учета времени. Берем листочек и записываем - с 12–00 до 12-15 - беседа с А., с 12–15 до 12-40 - изучал отчет. Или в 13–00 (длительность 10 минут) - писал ответное письмо клиенту.

Вопрос: Зачем это надо?
Ну, вот я пишу, что я делаю, иногда забываю, вспоминаю позже когда это было и сколько длилось, вероятно ошибаюсь… что мне каждые 5 минут фиксировать что я делаю? А если я час изучал отчет, но дважды выходил покурить и пообщаться, чтобы собраться с мыслями, мне надо это указывать в Хронометраже?

Понятно, что первоначально ведение хронометража столкнется с проблемой старой привычки: не следить за своим временем. Те, кто пытались избавляться от старых привычек знают - дело не легкое. Но если есть внутреннее понимание, что это «надо» и внутреннее желание получить результат, а старая привычка этому мешает - те, думаю, быстрее справятся. Если внутренней мотивации нет, а ведется хронометраж, из соображений, что это такое задание - будет тяжелее…

Но, вот мы справились с ведением Хронометража, фиксируем более менее объективно то, куда мы тратим свое время. Что дальше с этим делать? Дальше анализ. Писать в стол - смысла никакого нет. Это зря потраченные силы. Обязательно надо проводить анализ. Лучше сводить это в Excel или в накидать в 1С конфу с симпатичными отчетами и ключевыми показателями - как больше нравится. Главное - получить прозрачную информацию. Информацию о том, как проходит ваш день, и насколько эффективно в нем тратится время.

Как только вы получили наглядную информацию для анализа - вот дальше в дело вступают ваши управленческие функции. Время принятия решения о том, что бы вы хотели улучшить. От чего отказаться и есть ли резервы времени, которые вы могли бы потратить на личные интересы.
Без этого анализа и без какого либо решения, как я говорил, все остальное теряет смысл. Учет не решит проблем с временем, он может только его более четко осветить.

Итак, решение нами принято. Например, хочу меньше времени тратить на письма и интернет. а так же пустые пререкания с клиентом. Зато хочу, больше времени тратить на изучение новых возможностей и технологий.
Что происходит дальше? А вот дальше как раз и происходит самое главное!

Теперь вы начинаете следить не за тем, как время расходуется, а за тем, как это время используется. Поскольку вы решили меньше тратить времени на почту и на несущественные разговоры с клиентами, то периодически, в момент когда вы вернетесь к своей выработанной привычке (автоматизму), то у вас появится внутренний индикатор: «Стоп! что-то я тут уже задержался». Не сразу, иногда подзабыв, но со временем, этот индикатор будет срабатывать более четко - и вы будете понимать, что уже пора закругляться.
Так вырабатывается ощущение времени.

Ощущение времени - это субъективное восприятие прошедшей длительности процесса. Ощущение времени субъективно по своей природе и оно зависит от того, насколько лично насыщен был отрезок времени для нас. Насыщен впечатлениями. Чем больше впечатлений - тем больше картинок-воспоминаний, тем кажется, что времени прошло больше. Чем более однообразная среда, тем меньше достойных картинок воспоминаний, и тем быстрее бегут часы, дни, года…

Именно в тренировке внутреннего ощущения времени и состоит главная задача ведения Хронометража. Переводе из разряда волевых усилий в разряд интуитивных инструментов.
После того, как вы почувствовали, что вы уже ориентируетесь в том, как эффективно вы тратите свое время и что вы приобрели свой личный индикатор, можно заканчивать с Хронометражом и переходить дальше.

Можно сказать, что Хронометраж - это тренажер для выработки чувства времени и чувства эффективности его использования. Перевод ощущения времени в интуитивное русло, работающее на уровне автоматизма (как вождение авто).

Отредактируйте предложение: исправьте лексическую ошибку, исключив лишнее слово. Выпишите это слово.

Режиссёр нашёл и отразил грань между эпохами, отчего, как мне кажется, фильм смотрится на одном дыхании, несмотря на его немалый хронометраж времени.

Пояснение (см. также Правило ниже).

Приведём верное написание.

Режиссёр нашёл и отразил грань между эпохами, отчего, как мне кажется, фильм смотрится на одном дыхании, несмотря на его немалый хронометраж.

В предложении лишним было слово «времени», т.к. оно относилось к слову «хронометраж». Это тавтология.

Ответ: времени

Ответ: времени

Правило: Задание 6 (ОГЭ). Лексическое значение слова. Группы слов по происхождению и употреблению.

Формулировка задания:

замените разговорное слово стилистически нейтральным синонимом в предложении, запишите это слово;

замените книжное слово стилистически нейтральным синонимом в предложении, запишите это слово;

замените разговорное словосочетание стилистически нейтральным, запишите это словосочетание.

1. Что нужно знать, выполняя данное задание?

Синонимы - это слова, чаще всего одной части речи, различные по звучанию, но тождественные или близкие по лексическому значению , нередко отличающиеся стилистической окраской: здесь - тут, смотреть - глядеть мыслить - думать, жестокий - безжалостный, окрестность - округа и т.д.

Группа слов, состоящая из нескольких синонимов, называется синонимическим рядом: спать- почивать- дрыхнуть .

Первое слово спать - является стилистически нейтральным, т.к. наиболее употребительное, может быть использовано в любом стиле речи, обладает минимальной экспрессией; в словаре стоит первым в синонимическом ряду. Слово почивать используется в основном в книжном стиле, придает речи архаический характер (так говорили в старину). Дрыхнуть - этот синоним звучит грубо (такие слова называют просторечными) и употребляется в разговорной речи.

2. Что нужно понимать, выполняя данное задание? Что разговорные слова - это слова, разрешённые в непринуждённой устной речи. И что их можно использовать только в определённых условиях. Чтобы не заменить одно разговорное слово на другое, необходима помощь словарей. Нам помогают толковые словари известных авторов Ожегова, Ефремовой, а также словарь синонимов Александрова.

При поиске слова обращаем внимание на пометки: разг., прост. и слова с такими пометками ни в коем случае не выбираем в качестве ответа.

Рассмотрим пример. Мы замешкались в пути, поэтому пришли к назначенному месту затемно

В словаре Ожегова: ЗАМЕ́ШКАТЬСЯ, -аюсь, -аешься; совер. (разг.). Задержаться, пробыть дольше, чем нужно где-н.; замедлить. З. у приятеля. З. с ответом.

Как видно из статьи, нет у этого слова нейтрального значения, поэтому нужно искать другие слова. Как правило, в толковании это слово уже есть, вот оно - «задержаться». Найти больше слов-синонимов нам поможет практический словарь синонимов Александрова. В поисках слова «замешкаться» мы попадаем на статью со словом

ЗАДЕРЖАТЬСЯ и его значениями:

1. застрять (разг.)

/ о человеке: промедлить;

засесть, завязнуть, замешкаться, промешкать, помешкать, закопаться, проканителиться (разг.)

// в гостях или за работой: засидеться (разг.)

// в гостях, загоститься (разг.)

/ о деле: замедлиться, затянуться;

затормозиться, застопориться (разг.)

2. см. опоздать

Обратите внимания, сколько слов имеют пометку разг ! Таким образом, мы видим, что слово «замешкаться» заменить нужно нейтральным словом ЗАДЕРЖАЛИСЬ, и это самый точный, самый верный ответ. Нам не подойдут ни «промедлить», ни «замедлиться», ни «затянуться», потому что наше слово в предложении имеет определённое значение.

Итак, алгоритм выполнения задания будет таков:

1. Прочитайте предложение и определите лексическое значение указанного в задании слова.

2. Подберите к этому слову возможные синонимы.

3. Определите, какой из этих синонимов

− наиболее употребителен;

− не носит оттенка книжности и разговорности;

− обладает минимальной экспрессией (то есть в нём практически нет эмоций);

− стоит первым в синонимическом ряду, открывая его.

4. Вставьте слово в предложение, при оно должно подходить и по грамматическим признакам, и по значению.

3. Учитывайте особенности внесения ответа в поле «ответ»

1) Впишите в поле ответ ОДНО выбранное слово (или словосочетание).

2) Проверьте, верна ли форма рода, числа, времени, вида. Помните, что мы заменяем одно слово другим, поэтому нельзя вместо вида несовершенного совершенный, вместо настоящего прошедшее время и т.п. Ставьте слово в ТОЙ ЖЕ форме, что и в предложении.

3) Частицы НЕ, БЫ писать в ответ не нужно.

4) Иногда встречаются задания, в которых указанная форма в задании не совпадает с формой в предложении. Например, в условии «Замените слово закидывать ...в предложени..», а в предложении «закидывали». В этом случае нужно писать ту форму, что в условии. Если же на экзамене попадётся такое задание, непременно обратите на этот факт внимание ассистентов, вплоть до написания заявления.

5) В связи с тем, что количество синонимов может достигать 5-6 слов, в поле «ответ» редактор вводит НЕ БОЛЕЕ ТРЁХ слов.

Остальные - возможные, допустимые или невозможные - написаны в пояснению к заданию. Настоятельно рекомендуем не предлагать новые слова, а придерживаться правила: самое верное слово ПЕРВОЕ в ряду синонимов . И тогда балл за это задание вы непременно получите.

[Это что-то типа руководства по практике хронометража. Время чтения — около 10 минут ]

Из всех инструментов ТМ самый «зажигательный» — это, пожалуй, хронометраж.

Почему же не рекомендую ? Потому что не всем этот метод подходит.
Точнее, так: подходит-то он всем, но не все его могут принять. А что толку рекомендовать то, что все равно люди не будут делать?

А кто будет, тех и убеждать не надо — уже делают.


Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроеные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее . Есть такие чувствительные к ограничениям люди, которые ни за какие коврижки не станут регулярно записывать, на что тратится их время.

А я?
Я делаю хронометраж периодами.
Бывали годы, когда я делала его практически постоянно: и ногда брала паузу на пару месяцев, но потом снова возвращалась к этой практике. Особенно это важно было в самые сложные годы. Начала я его в 1998 году, когда грянул кризис. Очень помогло.

Почему? Что мне это дает? Не мешает ли жить? Не чувствую себя скованной?
Нет, не мешает и не сковывает. Наоборот, помогает и освобождает. А «стесняет» меня, наоборот, отсутствие объективных данных о том, куда делось мое время и силы.

Название техники: Хронометраж, учет затрат времени

Назначение:

  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).
  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно «встряхнуть», если правильно обработать его результаты и осознать их.
  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.
  • Выявление Вашего характерного набора «воров времени» — тех «дыр», через которые день может весь «вытечь», едва начавшись.

Что нужно для применения:

Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сейчас для хронометража мне нужны только часы, блокнот или бланк , ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере — результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю.

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки. С бланками обработка идёт быстрее.

Бланк, который получился у меня в результате длительных экспериментов, выглядит вот так:



Тут — одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать:

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Я начинала хронометраж в 1998 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато.

Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь: «Пишу диссертацию, 75 минут» или «Мою посуду, 20 минут».

Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение профессиональной литературы и так далее.

Это — избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить.

Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых «воришек времени».

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории:

1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.
Что относится к каждой из категорий?

Потери:

  • Д орога (если не читаю и не слушаю аудиокнигу, и не специально гуляю;
  • Б ессмысленный и беспощадный интернет-серфинг. (Вот он, мой главный вор времени!)
  • Н енужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.
  • Н енужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное:

  • В се, что можно назвать «стратегическим вложением времени и сил» — включая самые главные и новые части работы;
  • В се, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;
  • В се новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;
  • Н овые контакты (но не болтовня);
  • Р азвивающие удовольствия (!) — например, чтение, фотографирование, рисование.
  • В се, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами).
  • В се, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование.
  • В ремя для размышления. Не путать с моментами, когда под видом «я думаю» просто сидишь и … не думаешь 🙂
  • Д невники.

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в «важное». Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины дел и просто рисовать, к примеру, или гулять. Или смотреть кино.
Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду 🙂

Рутины:

  • В се домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, «наведения красоты» на книжных полках);
  • В се повторяющиеся регулярные рабочие дела, когда я не делаю ничего нового;
  • П одавляющее большинство совещаний, собраний, рабочих встреч, отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. «Проторить лыжню» — это почти всегда «важное»).

    • Оплата счетов;

    Проверка почты.

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».

Сон и отдых:

Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?

Работа с хронометражем строится в три этапа:

(1) запись — учет;
(2) обработка результатов, осознание;
(3) выводы и изменения в планах.

Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

Заполнение бланка (учет времени)

Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут?

Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда и не делала.

Я вообще очень не люблю отвлекаться, если уж начинаю что-то делать.
И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться.
Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело или прерываюсь (потому что устала) — сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась — ставлю отметку, что дело прервано.

Бланк просто лежит рядом, когда я работаю за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.

Пример:

Предположим, в полдень я начала писать какой-то «проходной» рабочий текст или отчет и делала это 30 минут (три пометки в столбце «рутины»).

П отом пошла пообедать на 40 минут (4 отметки подряд — и тоже в столбце «рутины», потому что нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом).

П отом вернулась с обеда и ответила на письмо (еще один 10-минутный промежуток «рутин»). П отом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не «рутины», это — «потери», две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут).

Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце «рутины» я поставлю, когда допишу текст).

Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчета (20 минут в столбце «Важное», если я именно гуляла, или в столбце «Потери», если вместо отдыха опять был бестолковый серфинг в интернете).

Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила 6 меток в столбце «Важное».

В результате заполненный за это время бланк выглядит вот так:


Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня — простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:

Обработка и осмысление результатов

Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.

Рукописные таблицы — не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте — это не время окончания дела, а длительность , с точностью до 5 минут.

При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И еще около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.

Сколько реально времени экономит хронометраж?
В моем случае — до восьми часов в день . Я не шучу.

Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам.

Например, однажды я сравнила май с сентябрем и поняла , что что-то я совсем расслабилась: май был продуктивнее почти в два (!) раза, если смотреть на время, выделенное для важных дел . Хотя формально я в сентябре вроде бы больше работала .

Плюсы методики:

Держит в тонусе. Это — главный плюс.

Ограничения методики:

  • Недостаток — продолжение достоинств. Нужно быть в тонусе. Даже «отправляясь в расслабленное ничегонеделание», нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться. Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.
  • Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днем, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.
  • При использовании в первые 10-12 дней «с перепугу» люди иногда начинают работать, как машины, практически без потерь. Сказывается Хоторнский эффект . Но это быстро проходит 🙂
  • Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что Ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что Вы ведете хронометраж. На самом деле, это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда Ваша спонтанность не денется.
  • Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну, что тут скажешь? Знание — сила. Я уверена, что все-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.

    Как усовершенствовать методику?

  • Если человек впервые проводит хронометраж, то п ервые три недели полезно просто записывать все (без категорий), чтобы как раз эти категории и выявить. Чтобы это были именно ваши категории .
  • Может быть, кому-то удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Есть несколько приложений для смартфонов, которые помогают в этом.
  • Может быть, в ы усовершенствуете бланк, что-то из него убрав. (Добавить-то как раз проще всего).
  • Можно использовать напоминающие сигналы — например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем Вы заняты.

Дополнительная информация:

Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Документальная повесть Даниила Гранина «Эта странная жизнь»- биография А. А. Любищева и описание его системы учета времени. Наверное, главный «идеологический» текст по хронометражу на русском языке.
  • Книга Глеба Архангельского «Тайм -драйв». Н аиболее известное и до сих пор одно из самых толковых русскоязычных руководств по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько — на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).

В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?

П еред защитой магистерской диссертации в 2013 году я переставала делать ежедневный хронометраж — это хоть и очень мощный инструмент, но его стимулирующее влияние похоже на действие кофе. Можно переборщить, как и с кофеином.

В тот период мне нужно было скорее снять напряжение, блокирующее работу, и вызвать творческий подъём, а не «закручивать гайки».

А вот сейчас, в конце мая 2017 года , наоборот, пришлось находить время/силы для всего, что требуется делать перед началом лета , плюс еще придумывать и «запускать» много нового. Короче говоря, нужно «собраться», и 22 мая я снова начала хронометраж.

Вот уже неделя прошла, как я снова его делаю — сплошной, то есть все 24 часа все 7 дней в неделю.

В очередной раз радуюсь, что в моем распоряжении есть эта кнопка «форсаж». Стало заметно легче, хотя успевать я сразу стала больше. И удалось найти время, чтобы не только делать почти всё, что я должна, но даже и отдыхать.

Это - первая неделя за долгое время, когда я сплю по восемь часов в сутки 🙂

Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска - и это, пожалуй, правильно.

Вообще, техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов (сил, времени) не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать - можно и нужно ослабить самоконтроль.

Скачать бланк для хронометража (на сутки) в формате.pdf можно вот здесь:

Вы можете распечатать его на листе А4 с двух сторон, согнуть пополам и заполнять в течение дня. Когда накопится три-четыре заполненных бланка — посчитайте, сколько минут в день вы тратите на каждую из четырех категорий дел. Скорее всего, вы увидите, что даже сама по себе запись уже очень «собирает». А уж вдумчивый анализ вообще открывает бездны 🙂

Что вы про всё это думаете? Буду рада вашим комментариям и вопросам!
Здесь, прямо под текстом, есть возможность оставить комментарий. Не стесняйтесь ею воспользоваться 🙂

© Мария Долинова, Психологическая мастерская «Просто», 2017

Из всех инструментов ТМ самый "зажигательный" - это, пожалуй, хронометраж.

Но его рекомендовать на ближайшем семинаре 19 октября я не буду. Несмотря на то, что его применение может стать настоящим прорывом в понимании взаимоотношений со временем. Я это знаю по опыту.

Почему же не буду рекомендовать? Потому что не всем этот метод подходит. Точнее, так: подходит-то он всем, но не все его могут принять. А что толку рекомендовать то, что все равно не будут делать? А кто будет, тех и убеждать не надо - .

Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроеные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее. Есть такие чувствительные к ограничениям люди, которые ни за какие коврижки не станут регулярно записывать, на что тратится их время. Ну и ладно, это дело добровольное.

А я? Ну, что я... Я делаю хронометраж регулярно, практически постоянно.
Иногда беру паузу на пару месяцев, но потом снова возвращаюсь к этой практике. Почему? Что мне это дает? Не мешает ли жить? Не чувствую себя скованной?
Нет, не мешает и не сковывает . Наоборот, помогает и освобождает. А "стесняет" меня, наоборот, отсутствие объективных данных о том, куда делось мое время.


Название техники : Хронометраж, учет затрат времени.

Назначение :


  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).


  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно "встряхнуть", если правильно обработать его результаты и осознать их.


  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.


  • Выявление Вашего характерного набора "воров времени" - тех "дыр", через которые день может весь "вытечь", едва начавшись.

Что нужно для применения :
Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сейчас для хронометража мне нужны только часы, блокнот, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере - результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю.

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки . С бланками быстрее, хотя сейчас снова предпочитаю простой разлинованный блокнот.

Бланк, который получился у меня в результате длительных экспериментов, выглядит вот так:

Тут - одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать :

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Я начинала хронометраж в 1997 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато. Почему? Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь. "Пишу диссертацию, 75 минут" или "Мою посуду, 20 минут". Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение проф. литературы и так далее. Это - избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить. Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых "воришек времени".

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории :
1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.

Что относится к каждой из категорий?

Потери :


  • дорога (если не читаю и не слушаю аудиокнигу, и не специально гуляю;

  • бессмысленный и беспощадный интернет-серфинг. (Вот он, вор времени! )

  • ненужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.

  • ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное :

  • все, что можно назвать "стратегическим вложением времени и сил" - включая самые главные и новые части работы;

  • все, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;

  • все новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;

  • новые контакты (но не болтовня);

  • развивающие удовольствия (!) - например, чтение, фотографирование, рисование.

  • все, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами).

  • все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование. "Золотой час" по утрам.

  • время для размышления. Не путать с моментами, когда под видом "я думаю" просто сидишь и... не думаешь:)

  • дневники.

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в "важное". Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины рутинных задач и просто рисовать, к примеру, или гулять. Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду:)

Рутины :


  • все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, наведения порядка на книжных полках);

  • все повторяющиеся регулярные рабочие дела

  • подавляющее большинство совещаний, собраний, составления отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. "Проторить лыжню" - это почти всегда "важное").

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие - то "Важное". Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне - то "Рутина".

Сон и отдых .
Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?
Всего три этапа: (1) запись - учет; (2) обработка результатов, осознание; (3) выводы и изменения в планах.
Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

1) Заполнение бланка (учет времени).
Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то можно просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего - просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут? Верю! Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда не делала . Я вообще ненавижу отвлекаться, если уж начинаю что-то делать. И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться. Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело, сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась - ставлю отметку, что дело прервано.

Пример:
Предположим, в полдень я начала писать какой-то "проходной" рабочий текст или отчет и делала это 30 минут (три пометки в столбце "рутины"), потом пошла пообедать на 40 минут (4 отметки подряд - и тоже в столбце "рутины", потому что нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом), потом вернулась с обеда и ответила на письмо (еще один 10-минутный промежуток "рутин"), а потом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не "рутины", это - "потери", две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут). Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце "рутины" я поставлю, когда допишу текст). Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчета (20 минут в столбце "Важное", если я именно гуляла, или в столбце "Потери", если вместо отдыха опять был бестолковый серфинг в интернете). Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила 6 меток в столбце "Важное".

В результате заполненный за это время бланк выглядит вот так:

Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня - простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:

2) Обработка и осмысление результатов.
Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.
Рукописные таблицы - не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте - это не время окончания дела, а длительность , с точностью до 5 минут.
При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И еще около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.
Сколько реально времени экономит хронометраж?
В моем случае - до восьми часов в день . Я не шучу.

Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам. Например, сейчас я сравниваю май с сентябрем и понимаю, что что-то я расслабилась: май был продуктивнее почти в два (!) раза. Хотя формально я в сентябре вроде бы больше работаю.

Плюсы методики:


  • Держит в тонусе. Это - главный плюс.

Ограничения методики :

  • Недостаток - продолжение достоинств. Нужно быть в тонусе. Даже "отправляясь в расслабленное ничегонеделание", нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться. Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.

  • Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днем, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.

  • При использовании в первые 10-12 дней "с перепугу" люди иногда начинают работать, как машины, практически без потерь. Сказывается "Хоторнский эффект ". Но это быстро проходит:)

  • Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что Ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что Вы ведете хронометраж. На самом деле, это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда Ваша спонтанность не денется!

  • Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну, что тут скажешь? Знание - сила. Я уверена, что все-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.

Как усовершенствовать методику :

  • Первые три недели полезно просто записывать все (без категорий), чтобы как раз эти категории и выявить. Именно Ваши.

  • Может быть, Вам удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Чуть ниже есть ссылка на хорошую статью "Хронометраж без фанатизма", как раз про автоматизацию.

  • Может быть, Вы усовершенствуете бланк? Если Вы это сделаете - поделитесь, пожалуйста!

  • Можно использовать напоминающие сигналы - например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем Вы заняты.

Дополнительная информация :
Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Документальная повесть Даниила Гранина "Эта странная жизнь" - биография А. А. Любищева и описание его системы учета времени. Наверное, главный "идеологический" текст по хронометражу на русском языке.


  • Книга Глеба Архангельского "Тайм -драйв" . наиболее известное русскоязычное руководство по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько - на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).
    • А тех, кто делал, прошу поделиться опытом.