Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно. Как правильно планировать свое время: что надо знать? Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Здравствуйте, друзья! С вами Екатерина Калмыкова. Мне, да и наверняка вам, приходилось достаточно часто сталкиваться с ситуациями, когда не успеваете что-то сделать. Завершить обещанный проект, уделить время семье, доделать какие-то запланированные вещи.

Я думаю, это случается, потому что мы не умеем правильно и грамотно организовывать наше время, а ведь это очень важная составляющая нашей жизни.

Сегодня я хотела бы поговорить о том, как планировать день, чтобы все успевать и выполнять задуманные дела именно в то время, в которое вы их и запланировали.

Итак, зачем же нам необходим этот навык? Ведь и так неплохо. Подумаешь, что перенес встречу с друзьями на следующую неделю, а какие-то дела на завтра.

Не успел, ну что ж поделаешь?!

Да нет, все не так просто, как вам кажется, на первый взгляд. Многие люди очень сильно страдают как раз из-за того, что относятся ко времени таким наплевательским образом.

Во-первых, они находятся постоянно в состоянии стресса . Да-да, вроде бы, кажется, что стресс никак не связан с планированием, но это не так! Дело в том, что когда вы что-то постоянно откладываете из-за того, что не успеваете, невыполненные дела превращается в огромный снежный ком, который в итоге наваливается на вас всем своим весом и преследует изо дня в день. Вот как раз этот момент и вызывает стресс.

Во-вторых, неудачи на работе . Если вы постоянно не успеваете выполнить ту или иную рабочую задачу, то это, безусловно, негативно сказывается на вас. Как правило, такие люди редко чего добиваются как на работе, так и в жизни.

В-третьих, проблемы семейного характера . Бывают те, кто не заботится о работе, а бывают — которые ставят ее на первый план, забывая о своей семье и не успевая проводить время с ней. И зачастую на этой почве происходят конфликты и ссоры. Женщине, равно как и мужчине, очень важно внимание и забота.

Чтобы избежать все вышеперечисленные проблемы необходимо просто начать планировать свой день.

Зачем мне нужно планирование

Давайте я поделюсь своими мыслями на этот счет. Я просто убеждена в необходимости планирования своего времени. Считаю, что особенно это актуально для людей, работающих дома. Так как именно дома находится масса отвлекающих моментов, которые мешают сосредоточиться выполнению работы.

Какими инструментами для планирования пользуюсь я? – Да ничего особенного я не использую. Только ежедневник и блокнот. Эти предметы-помощники позволить может каждый. Несмотря на их простоту, они здорово помогают распланировать свое время и следить за выполнением каждого намеченного дела.

Раньше я пренебрегала планированием, но позже поняла свою ошибку. Я просто перестала что-либо успевать, постоянно на что-то отвлекалась, забывала, что накануне я задумывала что-то сделать и т.д. В общем, тратила свое время не по назначению. Время шло - дела висели на мне мертвым грузом, причем с каждым днем их становилась все больше и больше. И я сказала себе: «Стоп! Надо что-то делать с этим».

И тут мне попалась замечательная книга Д.Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» .

О ней подробно я рассажу в следующей статье. , чтобы не пропустить.

Купить эту книгу вы можете по этой ссылке и вам доставят ее по почте. Получить цифровой вариант книги можно здесь .

Еще я начала вести ежедневник. Обычный бумажный ежедневник мне гораздо удобнее всех электронных эквивалентов. Признаюсь, пробовала много, в том числе и знаменитый Evernote, но это не для меня.

Теперь у меня все под контролем, я стала более продуктивно использовать свое время и успеваю выполнять все намеченные дела. Оказалось – все не так сложно.

Из-за чего так выходит

Наука, которая занимается распределением временных ресурсов называется — . И, как правило, люди, которые хотят научиться этому искусству, обращаются за помощью к специалистам, которые помогают за деньги.

У нас будет проще и бесплатно.

Сначала нужно определить, почему происходит сбой в распределении задач:

1. Безответственность человека. Ему абсолютно не важно, что он сегодня успеет сделать, а что нет.
2. Перфекционизм. Когда человек хочет сделать все и сразу, а главное качественно. Уделяя все время и силы одному делу, остальные «зависают».
3. Переоценка собственных возможностей. Слишком много задач разного плана, с которыми сложно справиться и все успеть.

Это основные причины, которые могут помешать вам жить полной жизнью. А что же нужно, чтобы исправить эту проблему.

Как решить проблему

На самом деле решение очень простое. Для того чтобы вы не уставали на работе и все успевали дома, необходимо проанализировать свое время и его правильно распланировать.

Остановлюсь на этом подробнее.

1.Составьте список дел . Как правило, я занимаюсь этим либо вечером, либо утром следующего дня. Просто перечисляю, что мне необходимо сделать.

2.Сделайте распределение дел . Я ранжирую дела в порядке их важности.

3.Составьте расписание , которое будет соответствовать делам.

Все, ваш день готов!

Я бы добавила еще один важный пункт – это самодисциплина. Ведь без нее даже самое хорошо составленное расписание останется только на бумаге. Нельзя поддаваться своим слабостям, и откладывать дела на потом. Надо четко следовать графику и тогда вы сами заметите как эффективно и продуктивно проходит ваш день.

В выполнении запланированных дел вам могут помочь помимо ежедневника, еще мобильный телефон и компьютер. Например, на мобильнике вы можете создавать разного рода напоминания, что не позволит вам потратить лишнее время на какое-то дело. А если вы постоянно сидите за компьютером или ноутбуком, то можно воспользоваться разнообразными электронными планировщиками (Evernote , Google Task , Todoist , Trello и т.д.)

Хоть это и кажется простым, на деле придерживаться расписание достаточно сложно, поэтому, придумайте себе поощрения. Потом с расписанием будет проще, а в дальнейшем, если захотите, вы сможете совсем от него отказаться, потому что вы научитесь успевать делать запланируемые дела и без него.

Основной вопрос правильного распределения времени заключается в том, что человек не знает, что ему поставить на первый план. Когда вы научитесь это делать, вам станет гораздо проще жить.

Не забывайте планировать свой день таким образом, чтобы всегда оставалось время на свою семью. Ведь именно это главное в жизни!

Теперь вы знаете, как распределить время, чтобы все успеть.

Удачи вам!

С уважением, Екатерина Калмыкова

1. Стратегическое планирование – это самая важная работа руководителя:

• знать и понимать цели компании;
• уметь извлекать цели подразделения из целей компании;
• создавать планы так, чтобы деятельность подразделения приближала всю компанию к реализации ее целей.

2. Координации с вышестоящим руководством.

На таких координациях руководитель как раз и согласовывает деятельность своего подразделения с целями компании и отчитывается о результатах. Выделяйте на это время с запасом, чтобы все спокойно обсудить.

3. Координации с подчиненными – это работа с одним подчиненным и согласование того, что он будет делать, когда и как , и когда он готов будет отчитаться о результате.При этом важно понимать, что не только руководитель ставит подчиненному задачи, а и подчиненный рассказывает руководителю, что и как он будет делать – и вы вместе согласовываете эти действия.Разумеется, подчиненный должен уметь планировать, думать, понимать последствия своих действий. Но только на руководителе лежит полная ответственность за то, чем занят его подчиненный и какие он производит результаты . Поэтому руководитель должен уметь подвести своего подчиненного к верному решению, на что лучше потратить рабочее время – выполнить много рутинных задач или несколько важных.На каждой координации руководитель должен ответить себе на такие вопросы:

• Какие задачи в списке подчиненного?
• К чему приведет выполнение этих задач?
• Как ориентировать своего подчиненного на получение результата?

К слову, у руководителя в непосредственном подчинении должно быть не более 7 человек, а лучше только 5. Поэтому, если у вас в подчинении больше людей – создайте такую структуру, при которой лично вам будут подчиняться только пятеро, которые будут ответственны не только за свою работу, но и 2-4 других людей.

4. Контроль – одна из основных функций руководителя. Если на координациях руководитель согласовывает с подчиненными, что будет сделано, то во время контроля - получает краткий отчет о результатах и корректирует на месте план действий, если это необходимо.Договоритесь с подчиненными, в какой форме этот отчет они вам предоставляют: по электронной почте, на общем бланке, заполненном в корпоративной сети или на доске отчетов и объявлений. Или же вы будете подходить к каждому и смотреть, выполняет или не выполняет он свои задачи. Все зависит от специфики работы и на это может уходить от 50 до 70% общего рабочего времени руководителя.Будьте эффективно ленивым руководителем, не пытайтесь сами производить результат, а заставляйте это делать других людей.

5. Анализ (древнегреч . разделение на части). Руководителю важно регулярно собирать данные, чтобы видеть, как идут дела – правильно или не правильно – и вовремя принять меры. Проводить анализ нужно не реже одного раза в неделю, а в сложных для компании условиях, как можно чаще. Для этого нужны:

• идеальная картинка того результата, который должно получить подразделение, с точным указанием количества.
• список успешных действий, которые гарантированно могут привести к этому результату.
• количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, всем подразделением
• и количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, каждым из сотрудников подразделения в отдельности.

И теперь вы сможете провести сравнительный анализ. Что хотели? Что получили? Как это получили? И что теперь нужно делать по-другому? Или наоборот, каких успешных действий нужно придерживаться и впредь?

6. Коррекции – внесение поправок в планы работы вашей команды. Коррекция происходит и во время контроля работы сотрудников, но только после анализа результатов работы сотрудников за период не меньше, чем 1 неделя, можно увидеть, какие нужны изменения в расписании и методах работы, а возможно и штате сотрудников.

7. Совместное координирование деятельности всего подразделения. Раз в неделю выделяйте время на собрание или совещание, чтобы подвести итоги недели, озвучивать полученные результаты и согласовывать планы на следующую неделю.Для таких собраний существует обязательное правило – говорить обо всем только в позитивном ключе и держать фокус на целях и достижениях , а неудачи оставить для разговора наедине с тем, кто за них отвечает.Только тогда команда будет двигаться к общей цели, когда люди будут понимать, к какой цели они должны прийти и какой вклад должен сделать каждый сотрудник в общее дело, т. е. как деятельность каждого отражается на деятельности группы .

Елена Александрова
исполнительный директор и бизнес-тренер и консультант компании BogushTime

Время – один из наиболее важных ресурсов делового человека. От умения правильно им зависят ваши реальные успехи на трудовом поприще, а также заработная плата. Попробуйте в течение нескольких рабочих дней фиксировать все, что происходит с вами на службе, на что и сколько тратится времени. Старайтесь воспринимать все, как есть, не оценивая происходящее. Так вы сможете проанализировать, сколько часов и минут уходит на выполнение конкретных дел, сколько и почему - теряется впустую. Итогом ваших наблюдений должно стать получение и отслеживание 90% затрат рабочего времени в привычном режиме. После этого можно браться за составление плана. Используйте ежедневник, органайзер или .

Начните с краткосрочного планирования, т.е. с того, что нужно сделать в один рабочий день. Рабочее время также можно разделить на отдельные фрагменты. Обычно трудовая деятельность до обеда отличается от послеобеденного рабочего времени. Постарайтесь учесть, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям и зависит от его типа: «жаворонок» или «сова». Рекомендуется работать с учетом собственного дневного ритма.

Все дела в ежедневном списке должны иметь градацию по степени важности. По возможности объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Непрерывность процесса позволит сэкономить время. Как правило, пик работоспособности приходится на первую половину дня. Поэтому запланируйте на это время решение сложных задач. Свежие силы лучше тратить на выполнение более важных дел, не откладывая их на вечер. Вторую половину дня используйте для рутинной работы.

Помните, что отдых – неотъемлемая часть рабочего процесса, а не отдельное от работы время. Лучший отдых на работе - перемена деятельности. Через каждые 1,5 часа работы предусмотрите паузы по 10 минут для кофе-брейка, разминки или гимнастики.

В конце рабочего дня оставляйте время для подведения итогов и составления или корректировки плана на следующий день. Контролируйте время и своей работы, т.е. сравнивайте намеченное с реально выполненным. Перепроверяйте ежедневные планы с точки зрения установления новых приоритетов.

Научившись план работы на один день, попробуйте набросать список примерных дел , месяц. Вы сможете ежедневно корректировать его в зависимости от обстоятельств. Но основные моменты будут вами систематизированы и учтены. Как считает специалист по самоменеджменту Л. Зайверт: «Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит свой рабочий день, экономит до двух часов времени и гарантировано лучше справляется с делами».

Имейте в виду, что большинство рабочих планов рассчитаны на определенный период времени (например 6 месяцев или 1 год).

• На рабочем месте рабочий план помогает начальнику знать, над чем сотрудник будет работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план, как правило, составляют сразу после ежегодного отчета о результатах работы или перед тем, как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом заседания, посвященного стратегическому планированию, которое организация проводит в начале календарного или фискального года.
• В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
• В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и необязательно, поможет следить за вашими целями и достижениями.

Напишите вступление и основу плана. В профессиональном рабочем плане вам нужно будет написать вступление и основу. Это даст вашему руководителю или менеджеру информацию, необходимую для внедрения рабочего плана. Написание плана и основы, как правило, необязательно для академического рабочего плана.

• Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишете этот рабочий план. Представьте специфику проекта(-ов), над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
• В предпосылках нужно выделить причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложите детали или статистику последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.