Дни пролетают ничего не успеваю сделать. Все успеваете? Ничего не успеваю! Есть ли выход

Давайте начнем с того, почему нам никогда не хватает времени, чтобы все успеть. Почему дела часто отнимают больше внимания, чем мы рассчитывали.

Вспомните ваши студенческие годы, а именно бессонные ночи. Даже очень ответственный студент потратит одну-две ночи на зубрежку во время сессии, так как не успел что-то выучить днем.

Исследователи Роджер Бюлер, Дейл Гриффин и Майкл Росс раскрыли, так называемую, «Ошибку планирования». Их исследование (опубликованное в журнале о социальной психологии и психологии личности) показало, что во время планирования у испытуемых была тенденция сосредотачиваться на оптимистичном сценарии, что вызвало проблемы, когда возникали непредвиденные обстоятельства. Более выгодная стратегия при планировании времени, ориентироваться на пессимистичный (или «реалистичный») сценарий. Конечно, не обязательно сразу предполагать самый худший вариант, хотя и о нем не стоит забывать.

Блог Less Wrong предлагает посмотреть на время с другой стороны. Вместо того, чтобы, оценив свой проект, решить, сколько времени вам на него потребуется, узнайте сколько потребовалось другим на завершение подобной задачи. Это более точный показатель того, сколько времени вам в итоге придется затратить.

Но не каждую задачу можно сравнить с аналогичной. Профессор когнитивной науки Дуглас Хофштадтер в шутку придумал «Закон Хофштадтера». Лучше всего объясняет его колонка в The Guardian: «Любая задача потребует больше времени, чем вы рассчитываете. Даже если принять во внимание закон Хофштадтера».

Это неизбежное свойство нашего ума: независимо от того, как мы планируем, по Закону Хофштадтера, задания всегда будут отнимать больше времени, даже если мы примем в расчет эту задержку. Так что не удивляйтесь, если время, затраченное на проект, выйдет за все мыслимые рамки.

Как повысить или понизить срочность

Исследование, проведенное в университете Бельгии, показало, что мы более четко представляем ближайшие события, чем события в отдаленной перспективе (мы так же лучше помним события недавнего прошлого).

Поэтому, если мы сконцентрируем внимание на деталях будущего проекта, он покажется нам ближе и актуальнее. Если вы не будете медлить на ранней стадии, то заложите основу своего проекта в считанные минуты. Этот процесс естественным образом настроит вас на рабочий лад, и вы избежите горы проволочек.

Другими словами, главное - начать. Вот почему специалисты по саморазвитию (например Тони Роббинс) советую делать цели предельно конкретным и понятными. Это подчеркивает актуальность цели и делает ее менее отдаленной.

Быстро двигайтесь и делайте ошибки

"Просите прощения, а не разрешения" - вот традиционный предпринимательский совет.

Большинство людей могут легко остановить вас, когда вы решите начать, но не решатся мешать, если вы уже двигаетесь

И эксперименты подтверждают это. Исследование, проведенное в Университете Чикаго, показывает, что люди гораздо больше расстраиваются, предвкушая что-то плохое, чем когда это плохое уже случилось.

Это происходит из-за осознания того, что мы можем изменить будущее, но не в состоянии исправить прошлое. А так же из-за способности оценивать ошибки прошлого. Перспектива неудачи плохо отражается на нашем эмоциональном состоянии, в то время как мы становимся смелее, когда неудача уже позади.

Если вы планируете внести изменения, например, проявить инициативу на работе, и при этом хотите получить минимум проблем и максимум поддержки, сделайте первый шаг и попросите "прощения", если что-то пойдет не так. В любом случае, сделать шаг, пусть и неверный, лучше, чем не делать ничего. Опять же, главное - начать.

Как изменить ценность времени

Другое исследование, проведенное в Чикагском университете, показало, что люди придают большее значение ближайшему будущему, чем ближайшему прошлому. Ученые заметили, что эмоциональное воздействие будущего события повышается при его приближении, но как только событие произошло, его эмоциональное воздействие значительно снижается.

Исследование указывает на одно из главных правил успешных переговоров: заплатить позже, если ты покупатель, и продать раньше, если ты продавец.

Теоретически это означает, что едва ли вы получите больше, если пришлете счет после предоставления услуги. Конечно, если вы поставщик услуг, вы захотите получить деньги вперед и максимизировать свою прибыль. Не соглашайтесь на постоплатную систему расчетов.

К сожалению, у нас нет волшебного автомобиля марки DeLorean, прыгнув в который, мы могли бы вернуться в прошлое и исправить ошибки. Но простое осознание этих закономерностей сыграет огромную роль в принятии решений, планировании и понимании того, почему мы ведем себя и реагируем так, а не иначе.

Личная эффективность: советы психолога Ольги Юрковской

Типичная жалоба моих подписчиц: «Я ничего не успеваю, смотрю на свою жизнь и понимаю, что достижений в ней — ноль. И ведь у меня, как у всех, 24 часа в сутках. Планов громадье, а в реальности ничего полезного я не успеваю, никуда не двигаюсь. Проживаю каждый день по кругу, проснуться, на работу, забрать ребенка, приготовить поесть, постирать-убрать — в выходные в кино или в цирк. А такие планы, такие мечты — только где найти время и возможности для их реализации? И силы где найти, вот еще…»

Начните с простого, но очень эффективного упражнения. Каждые полчаса записывайте результат, который принесла ваша деятельность. Уточню: не что вы делали, а именно результат. Если вы листали ленту в социальных сетях, так и пишите: «Никакого результата». Вы приготовили обед? Записывайте: «борщ, макароны, компот на три ближайших дня». Если вы сидели на работе и пили чай с коллегами, не стесняйтесь, записывайте: «никакого результата».

Так вы выясните, чем вы занимаетесь на самом деле и какой результат приносят ваши занятия. Проанализируйте расход вашего времени. Многие очень сильно удивляются, когда начинают считать, сколько часов ушло на бесполезную, в общем-то, деятельность. И как потерянное время можно превратить в ресурсы для будущего. Такой анализ дает прекрасный шанс поменять жизнь кардинально, не меняя в жизни ни работы, ни социального статуса, ни других столь же глобальных вещей.

Ведь вы можете отказаться от бесполезных, бестолковых и нерезультативных занятий, которые ни уму, ни сердцу. То же листание в Facebook ленты новостей от совершенно незнакомых людей — что это? Время, потраченное зря. Денег не приносит, удовольствия не доставляет, движения в сторону долгосрочного результата не дает.

А теперь замените его, допустим, на онлайн-урок по изучению языка. Или на практику работы в Photoshop. Если вы знаете, что вам предстоит утомительное стояние в пробке, подготовьтесь — скачайте аудиоурок и слушайте, пока находитесь в дороге. Заменяйте бесполезные траты времени на конструктивные. Обучайтесь и делайте шаги по направлению к вашим долгосрочным планам и мечтам здесь и сейчас, а не ждите чуда, что вдруг ваша жизнь внезапно перестанет быть колесом рутины.

Секрет Пушкина

Перестаньте себя постоянно ругать за то, что не успеваете делать «глобальные дела», погрязнув в мелочах. Я наблюдаю эту картину повсеместно, множество людей гнобят себя и занимаются рефлексией-самобичеванием: «В мои годы Пушкин уже был придворным поэтом! Кеннеди президентом стал! Шварценеггер звезду на аллее славы открывал. А я? Ничего не могу добиться, хотя мне все говорили, что у меня потенциал, талант и перспективы. Где все это?»

«Все это» — в часах вашего занятого времени. Вы работаете восемь часов в день, тратите время на дорогу до работы и до дома. Занимаетесь бытом: кухней, уборкой, счетами. Вы де-факто выполняете функции кухарки, домработницы, экономки, няни, репетитора для ребенка, а при наличии «особенного» мужа еще и официантки с дополнительной опцией интима. Следовательно, из ваших 24 часов в сутках остается часа два. После двойной работы, после мужа, детей, начальника и клиентов. Соответственно, чтобы писать стихи, картины или предвыборные программы, вам нужно выйти уже в третью смену подряд. Логично, что вы этого сделать не можете ни физически, ни морально. Отдохнуть уже хочется, а не продолжать работать. И хорошо, если это самое время для отдыха вообще есть. Бывает так, что есть время только для сна, и то недостаточно продолжительного.

А все люди, которыми восхищается мир и которых старательно приводят в пример, они жили совершенно иной жизнью. Если мы вдруг изобретем машину времени и переместим Пушкина, скажем, в современную Москву, посадим работать в офисе клерком и выдадим ему жену-домохозяйку с тремя детьми, ни одного стихотворения мы от него не дождемся. Зато он проживет, скорее всего, лет до шестидесяти, пока не умрет от типичного инфаркта.

Творческие люди обычно происходят из богатых семей. Они не работали, не обеспечивали семью и не занимались уборкой по выходным. У них был полный дом прислуги, няньки и гувернантки для детей, кухарки и уборщицы. У них было более чем достаточно денег и времени, чтобы посвящать себя творческой, интеллектуальной деятельности.

Оппоненты могут возражать, дескать, далеко не все выдающиеся личности были аристократами. Но это не значит, что они творили искусство между посевной и починкой лаптей. У творческих людей всегда были меценаты, которые не только снабжали деньгами, но и брали на себя обязанности по обеспечению быта. Если вы почитаете произведения и биографии многих авторов, восхваляемых на уроках литературы, то найдете интересную тенденцию: писатели из числа самых рьяных народников и революционеров, не особо стесняясь, приезжали в имения к своим богатым друзьям, располагались с полным комфортом и жили, как в санатории, на всем готовом. Конечно, в таких условиях очень хорошо сочинять вирши или думать о высоком.

Вы лишены такого варианта, у вас нет возможности поселиться в гостях у богатых друзей и заниматься творчеством, например, стихи писать от скуки. Поэтому нет смысла сравнивать себя с людьми, которые жили в ином социальном слое, в ином материальном положении. Это заведомо проигрышная партия.

Ваша задача сравнивать себя с собой вчера и каждый день стараться сделать хотя бы пару шагов на пути к своей мечте. Посмотрите на траты своего времени, выполните упражнение, которое я озвучила выше. Причем не один раз выполните, а каждый день делайте. Поставьте повторяющийся будильник и раз в полчаса напоминайте себе о необходимости записать, чем вы были заняты. Максимум через неделю вы сделаете шаги к переходу на качественно иной уровень жизни. Сможете, ничего кардинально не меняя, делать больше дел и успевать не только «прожить день», но и заложить очередной камень в строительство собственного счастливого будущего.

Оптимизируйте свое время

Начните делегировать дела, которые отнимают ваше время. Поручайте их другим и не разрывайтесь на тысячу кусочков ради мелочей или стереотипов. Например, постельное белье и кучу вещей можно отдать в прачечную, а не стирать и утюжить лично. Нанять уборщицу, которая в выходной приберет всю квартиру, не так уж и дорого. Если вы будете постоянно экономить копейки и тратить время, вы денег не накопите, а жизнь пройдет мимо.

Организуйте себя так, чтобы приоритетным ресурсом стали часы и дни вашей жизни. Например, не забегайте в супермаркет после работы. Вы же прекрасно знаете, что там вас ждет толчея и очередь на кассе. Не тратьте выходной на поездку за город в крупный торговый центр — два часа в пробках и напрочь испорченное настроение. Один раз в неделю выберите время, когда нет часа пик, и когда в магазине совсем мало людей. Закупите продукты на длительный срок, разложите по контейнерам, частично заморозьте. И все, готовка будет занимать у вас в несколько раз меньше времени. Рассмотрите вариант доставки продуктов. Посчитайте, сколько вы потратите времени и бензина при самостоятельной поездке — вполне возможно, доставка обойдется вам дешевле.

Откажитесь от дел, которые беспардонно воруют вашу жизнь. Болтовня с коллегами, игры и пустые споры в социальных сетях, чтение светской хроники (если это не входит в ваши профессиональные обязанности). Освободившееся время посвятите саморазвитию. И за год вы достигнете результатов, о которых пять лет молча мечтали.

И последний секрет: найдите время на физическое восстановление. Ваш мозг не будет работать эффективно, если ваше тело устало и плохо себя чувствует. Ходите на массаж и любую форму фитнеса — на танцы, на йогу или на силовые тренировки — любое занятие, которое вам по душе. У вас появится больше энергии на свершение, вы будете меньше уставать и успевать больше.

Так часто бывает, что обещаешь выполнить какую-то работу в срок и не успеваешь. Особенно когда нужно сделать не одну маленькую задачу, а какой-то большой объем работ, на две недели, месяц или два. Причин не успевания может быть много:

• Внешние обстоятельства которые помешали,
• Привычка откладывать все на последний момент,
• Оптимистичные оценки относительно трудоемкости,
• Сработал Закон Паркинсона: работа заняла все отведенное на неё время
• Исходные данные пришли поздно.

И когда вы уже понимаете что явно не успеете, начинаются метания: "А что делать?"

Вот пошаговая инструкция:

1. Посмотрите выполненную работу и рассчитать метрики ошибок в ожиданиях о трудоемкости работы.
2. Оцените остаток работ и рассчитать дату завершения оставшейся работы (прогноз завершения)
3. Встретьтесь с Клиентом и раскажите ситуацию о состоянии, и прогноз о завершении.
4. Согласуйте план мероприятий по стыковке сроков. Если срок важен, то выделите приоритетные работы из остатка и сократите менее важные.
5. Встречайтесь или созванивайтесь с Клиентом о состоянии работ на ежедневной основе - это повысит Прозрачность, а прозрачность повысит Доверие.
6. После завершения всех работ соберитесь вместе и разберите почему произошло отставание в сроках, и что нужно сделать чтобы такого не было в будущем.

Расчет метрик

Чтобы сделать хорошее предсказание о завершении работ, нужно понять насколько мы ошиблись при оценке. Ошибка может быть в оптимистичной оценке, или появилась новая работа которую мы не учли. Поэтому:

1. Вспомните оценочную трудоемкость работы которая была выполнена, и фактическое время которое было потрачено на выполнение работы. На основе этих данных рассчитайте точность оценки:

К = плановая_трудоемкость / фактическая_трудоемкость

2. Посмотрите на выполненную работу, и определите сколько работы добавилось и не было запланировано, Рассчитайте влияние фактора неопределенности:

ФН = добавленная_работа / запланированная_работа

3. Возьмите остаток работы и рассчитайте прогноз завершения с учетом полученных метрик:

Прогноз = (Остаток / К) / ФН

У нас получится наиболее реалистичное количество дней необходимых для завершения всех работ. если фактор неопределенности опять сработает. Если вы считаете что новой работы не добавится, и дальше не будет проблем, то его можно не учитывать:

Оптимистично = Остаток / К

Пример

Рассмотрим на примере.

• Предположим, что мы взяли заказ который оценили в 20 чел/дней.
• В процессе работы над заказом выяснилось что возникли новые задачи с оценкой в 5 дней.
• Мы потратили уже 3 недели, и сделали работы на 8 дней из запланированного объема.
• У нас осталось до срока 1 неделя. и мы понимаем что не успеваем сделать работу в срок.

Считаем:

К = (8 + 5) / (3*7) = 0.61 ФН = 5 / 8 = 0.62 остаток: 12 чел/дней Прогноз = 12 / 0.61 / 0.62 = 31.72 календарных дней. (мы сделали конвертацию в календарные дни при расчете "К") Оптимистично = 12/0.61 = 19.61 календарных дней.

Таким образом, у нас получился пессимистичный прогноз времени завершения работ - 1 месяц , если опять сработает закон Мёрфи, и оптимистичный прогноз - примерно 3 недели . если проблем не будет. Именно эти цифры и нужно обсуждать с Клиентом.

Как избежать

Для того чтобы ситуация не повторилась, лучше всего на ранних фазах обсуждения работ оценивать риски и факторы которые могут повлиять на увеличение объема работ.

Для этого, нужно строить план не в виде "сначала делаем это, потом это, потом это", а выявить препятствия "Что мешает получить деньги клиента сразу?" . Как только мы записали первое препятствие мы формируем к нему промежуточную цель которую нужно достичь для преодоления препятствия, и задаем вопрос: "Что мешает достигнуть эту цель?" . записываем препятствие и к нему промежуточную цель. У нас появилось дерево из пар препятствие-цель. Если вы все сделали правильно, то такой план будет иметь гораздо меньшую неопределенность чем план "делаем раз, два,три".

Когда план сформирован, внесите все задачи в BIPULSE, инструмент рассчитает полную трудоемкость работ. На календарном плане BIPULSE покажет критическую цепь и расчётные, рекомендованные даты начала работ с учетом резерва по времени, который составляет 50% длительности всех работ. Если вы видите, что работы надо было начинать "вчера", то вы сможете договориться уже на старте о более реалистичных сроках.

В процессе выполнения задач, система будет измерять точность оценки (К) с делать прогнозы о датах завершения работ. А также, выполнять оценку отклонения от графика и рекомендовать что нужно делать. Если вы увидите что загорается предупреждение "применяй план изменений" это значит, что пора звонить Клиенту и договариваться об изменениях в объемах работ или срока.