Миф о многозадачности. Опровержение мифа

Основным препятствием на пути продуктивности для многих людей является то, что они верят в повышение своей продуктивности через многозадачность. Для проверки истинности этого мифа предлагаю Вам провести простой эксперимент. Для этого нам потребуется секундомер и лист бумаги.

Марк Твен говорил, что: «Существует Ложь, наглая ложь и статистика». Я перефразирую его следубщим образом: «Существует ложь, наглая ложь и многозадачность».

Многозадачность хуже лжи. Проблема многозадачности кроется в том, что многозадачность стала своеобразным элементом современной культуры и спокойно принимается людьми как норма. В настоящее время принято считать что чем больше одновременных задач вы решаете – тем более продуктивными вы выглядите в своих глазах и глазах окружающих вас людей и коллег.

Вся тонкость заключается в том, что наш мозг не может работать одновременно с несколькими задачами и он вынужден быстро переключаться с одной задачи на другую (существует число Миллера: 7±2 смысловых единицы).

Многозадачность = стоимость переключения между задачами. Туда, обратно непрерывно.

Негативные последствия многозадачноcти

1. При работе в многозадачном режиме время необходимое для завершения дел значительно возрастает. Одна владелица бизнеса жаловалась на то, что у нее уходит много времени на выполнение простых операций: она одновременно писала письмо своему клиенту, давала поручения своей помощнице и разговаривала по телефону с поставщиком. И на эти 3 задачи она затратила 1 час времени (пока не завершила последнюю задачу). Но когда она последовала рекомендациям и разделила задачи одну от другой, то получилось, что звонок по телефону занял у нее 7 минут, разговор с помощницей занял 3 минуты, а написание письма клиенту заняло 3 минуты. Итого: 3 задачи были успешно завершены за 13 минут.

По этой причине у многих людей в конце рабочего дня возникает чувство, когда они ощущают себя измотанным: весь день они носились, спасали мир, решали кучу вопросов, а результат – минимальный, почти ничего толком и не завершено.

Вы жонглировали задачами и носились между ними, но почти ничего не довели до логического конца или до приемлемого результата.

2. Качество решения задач. Когда вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, качество работы снижается из-за очень высокой вероятноси допустить ошибку в каждой их задач, выполняемых параллельно. Часто ли у вас случалось такое, что вы делегировали кому-то несложную задачу, при этом дали простые и четкие инструкции по ее выполнению, а задача до сих пор не выполнена (или постоянно переделывается). Думаете что тот человек, которому вы делегировали данную задачу непроглядно туп? (хотя и такое бывает). Скорее всего это симптом того, что данный человек работает в многозадачном режиме.

3. Многозадачный режим повышает Ваш уровень стресса. Повышенный уровень стресса актуален в последнее время в больших городах и больших офисах (open space, которые набирают моду у нас и от которых запад уже отказался или стремится это сделать). Даже если вы выполняете очень простые дела или решаете простые задачи, уровень стресса значительно возрастает. Об этой теме хорошо написано в книге Лео Бабауты, которою я перевел и ее можно скачать в сети Интеренет («Focus free» — «Концентрируйся свободно»). Если интересно ссылку могу дать в конце).

Здесь перечислены наиболее очевидные следствия многозадачности. Есть еще масса неочевидных следствий.
Все это стало таким актуальным по той причине, что многозадачность стала приниматься людьми как нормальное и совершенно обыденное явление.

Одной рукой варим борщ, моем посуду, где-то в ванной стирает стиральная машина, на фоне играет телевизор и еще успеваем обновлять страничку в соцсети… Знакомая картина, верно? Делать 10 дел одновременно - люди, которые умеют так, считают это каким-то особым навыком и преимуществом, и активно применяют в работе. В то же время учеными доказано, что многозадачность - это миф, что человек не может делать 2 дела одновременно с одинаковой эффективностью. Компании, сотрудники которых делают на несколько дел одновременно, терпят убытки, а сотрудники больше устают, выдыхаются и чаще уходят в отпуск и берут больничные.

За двумя зайцами погонишься - ни одного не поймаешь

Давайте разберемся, что не так с многозадачностью, и какая альтернатива может быть использована в вашей работе вместо нее. Многозадачность - это способность делать несколько дел одновременно. Если присмотреться поближе, то оказывается, что мы не делаем несколько дел одновременно, а постоянно переключаемся между задачами, причем всякий раз нам приходится «вникать» в отложенную задачу.

Пример: вы вычитываете юридический договор, заходит ваш коллега и просит вас просмотреть какую-то бумагу. Вы, делая любезность коллеге, откладываете дело, которым занимались, и смотрите в бумагу. Коллега уходит - а вам нужно начинать читать договор сначала, так как вы отвлеклись и забыли, какие замечания у вас были.

Как правильно поступать в такой ситуации? Не отвлекаясь, забрать бумагу у коллеги, и вернуться к ней сразу после окончания работы над договором. А потом пойти размяться и отнести документ коллеге.

Эксперимент - проверим как работает многозадачность

Этот эксперимент мне показал в школе мой . Попробуйте правой рукой гладить себя по голове, спереди назад. А левой рукой - гладить себя по животу круговыми движениями. Через несколько минут мозг собьется, и вы начнете совершать одинаковые движения и правой и левой рукой, а также начнете испытывать стресс и даже физическое недомогание, так как мозг будет очень быстро переключаться между разными задачами.

Представьте себе, когда задача гораздо более сложная, чем просто движения руками, каково вашему мозгу?

Как отказаться от многозадачности, не снижая эффективность рабочего процесса

Тайм-менеджмент. Обратимся к опыту известных тайм-менеджеров. Глеб Архангельский рекомендует выделить время, когда вас беспокоить нельзя и когда вы готовы ответить на все вопросы, затем донести эту информацию до коллег, и во время «отвлекания», делать короткие задачи, переключаясь после окончания каждой.

Автоматизация. В примере из начала статьи была стиральная машина. С появлением современной техники «стирать» как раньше уже не нужно, машина стирает сама, а процесс стирки редуцировался до «загрузить стиральную машину» и «развесить чистое белье». Посмотрите, какие процессы в офисе могут делать машины или компьютерные программы, и смело автоматизируйте эту задачу. Помните, программа всегда дешевле, чем человек и дешевле, чем ваше время. Главное, правильно аргументировать это начальству.

Делегирование. Да-да, передача «отвлекающих» задач людям, в прямые обязанности которых входят такие задачи. Прием звонков можно сфокусировать на одном человеке, визирование документов - тоже. Это не универсальный способ, но в некоторых компаниях он помогает распределить задачи между коллегами более эффективно.

Полезные книги по теме

1. Миф о многозадачности, автор Дейв Креншоу

11 апреля 2015 в 12:34

Конспект выходного дня: Миф о многозадачности

• Управление проектами ,
• GTD

За всеми неотложными делами и проблемами, нам зачастую не хватает времени на чтение книг. Статья в журнале, пост в блоге занимают не так много нашего времени, и иногда приносят не меньшую пользу.

С недавнего времени я научился выделять время для чтения, но к сожалению, не столько чтобы за один подход прочесть достаточно объемную книгу. Поэтому я озадачился конспектированием прочитанного материала на ходу. Спасибо современным технологиям, это ни капельки не трудно. Во время чтения со смарта переключаться на OneNote и делать заметки, что может быть легче?

Итак, «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все», Дэйв Креншоу .

Многозадачность - ложь, несмотря на то, что едва ли не все в нашем быстроразвивающемся мире поверили в миф о ее эффективности. Мы безоговорочно приняли ее как образ жизни. Многие люди гордятся навыками многозадачности, но на самом деле многозадачность не эффективна и вовсе не реальна.

Во время любой деятельности никто не делает двух вещей одновременно. Вместо этого происходит простое переключение между задачами. Чаще всего оно происходит так быстро, что вы этого не осознаете, но фактически во время всей этой смены занятий вы прыгаете с одной мысли на другую.

В экономике существует понятие - стоимость переключения . Как правило, этот принцип касается расходов на переключение с одного поставщика на другого. В личностном плане стоимость переключения приходится платить тогда, когда люди вынуждены несколько раз возвращаться и пересматривать то, что они сделали, прежде чем они смогут завершить работу над задачей. Чем сложнее задача… тем выше эта стоимость.

Некоторые из переключений инициируется лично, и тогда они называются активными . Все остальные переключения можно считать пассивными . Их инициирует кто-то (или что-то) со стороны (коллега с вопросом, оповещение почты, входящий звонок по мобильному и т.п.).

Результаты научных исследований показывают, что в среднем каждый человек тратит примерно 28 процентов своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. И главная причина этого, пожалуй, в многозадачности (или переключении между задачами).

Когда речь идет о высокопоставленном лице (гендиректор, владелец), процент времени растрачиваемого впустую увеличивается. Существует правило: чем больше ответственности, тем больше вероятность неэффективности. Это правило часто называют законом переключения между задачами.

Подтверждением низкой эффективности руководителя, может послужить обстановка в компании. Суета, неразбериха и бардак - вот первые внешние признаки неэффективности.

Изначально слово «многозадачность» вообще не употреблялось по отношению к людям. Этот термин был присущ только компьютерам. С легкой руки какого то умника, многозадачность отчего то стала восприниматься как нормальное явление не только в мире бизнеса, но и в других делах, хотя это не так.

Между тем есть еще один термин, описывающий продуктивное использование времени при выполнении нескольких вещей одновременно. Этот процесс называется фоновой задачностью.

Фоновая задачность – это выполнение одновременно двух или более задач, при котором умственного усилия требует только одна из них (еда и просмотр телевизионных передач, пробежка и прослушивание музыки). Хотя переключение между задачами не является категорией морали («хорошо» или «плохо»), оно всегда менее эффективно сфокусированной деятельности или фоновой задачности.

В рамках размышлений о многозадачности существует еще один частный и частый миф. «Мужчины не владеют многозадачностью, но для женщин это настоящий образ жизни. Женщины справляются с многозадачностью гораздо лучше мужчин». Знакомые рассуждения?

Действительно, многие исследования демонстрируют, что химия мозга отдельных индивидуумов, мужчин и женщин, может существенно различаться. Тем не менее, те же самые исследования не показали никаких различий в том, что касается многозадачности. Часто результаты подобных исследований оказываются неопределенными. Так что утверждения, демонстрирующие разницу полов в способности к многозадачности, явно недостаточно доказаны и откровенно воняют сексизмом.

Упражнение, демонстрирующее не эффективность многозадачности

Написать фразу «Многозадачность хуже лжи». Для каждой буквы, нужно тут же написать цифру в строчке ниже. Например, начнете с того, что напишете в первой строчке букву «м», а потом во второй – цифру «1». Затем в первой строчке напишете букву «н», во второй – цифру «2», то есть необходимо написать номера в восходящем порядке для каждой буквы из предложения «многозадачность хуже лжи».

Главное условие, нужно переключаться на написание цифр после каждой буквы предложения. Засечь время и выяснить, сколько понадобится, чтобы закончить это упражнение.

После этого повторить упражнение, по отдельности написав текст и цифры. Засечь время и сравнить.

Таблица для выполнения упражнения

Существует еще одна иллюзия, в которую верят многие люди - современные технологии.

Сотовые телефоны, электронная почта, факсы, текстовые сообщения и все самое новое – делают нас более продуктивными в информационном плане. Правда же заключается в том, что эти вещи могут сделать нас продуктивными только в том случае, если мы научимся их контролировать. Они – слуги. Мы – хозяева. Если мы не будем сами планировать свое расписание и беречь свое время, то позволим потоку информации захлестнуть себя с головой.

Шаги, которые можно предпринять, чтобы перестать переключаться между задачами:

• Осознать, что многозадачность – это ложь.
• Понять разницу между фоновой задачностью и переключением между задачами.
• Выяснить истинное распределение своего времени неделя за неделей.
• Разработать новый и реалистичный бюджет использования своего времени неделя за неделей.
• Распланировать регулярные встречи с вашими ключевыми сотрудниками.
• Задать ожидания и создать персональные «часы работы», чтобы люди могли четко знать, когда вы будете для них доступны.
• Противиться активным переключениям.
• Сводить к минимуму все пассивные переключения.
• Уделять все внимание разговору с сотрудниками.
• Планировать больше полезных дел на время разъездов между встречами.
• Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой.

Структура книги подана в виде описания случая консалтинга руководительницы компании. Прочтение

Эта простая, но содержательная книга ярко демонстрирует, почему многозадачность является мифом, из-за которого мы тратим время впустую и теряем немало денег. Автор не только убедительно доказывает, что многозадачность существенно снижает эффективность работы и портит отношения с коллегами и близкими людьми, но и предлагает действенные практические советы тем, кто хочет научиться сосредотачивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике, освоив методику переключения между задачами. Книга предназначена широкому кругу читателей.

Из серии: Тайм-менеджмент

* * *

компанией ЛитРес .

Посвящается Карлосу, который всегда учил меня «спешить медленно»

Компания

Фил взглянул на электронные часы в своем седане. На них было 8:54 утра. Он удовлетворенно кивнул, довольный тем, что приехал на несколько минут раньше назначенного времени. Когда-то давно Фил понял, что поскольку он собирается учить эффективности и управлению временем других, то и сам должен жить по этим принципам.

Прихватив с пассажирского сиденья портфель, Фил открыл дверцу машины и выбрался наружу. Выпрямившись, он обернулся и посмотрел на вывеску на широком фасаде здании, гордо заявляющую: «GreenGarb : одежда, созданная матерью-природой».

Прежде чем приступить к работе, Фил навел справки о своем новом клиенте, нуждающемся в коучинге. Хелен Уитман была влиятельным руководителем крупной розничной сети одежды уже около десяти лет. Пару лет назад Хелен почувствовала, что в ближайшем будущем будут более популярными экологически чистые товары и решила серьезно заняться этим направлением. За последний год GreenGarb могла похвастаться продажами, превышающими 20 миллионов долларов, и явно продвигалась к еще большим достижениям.

И вдруг Хелен столкнулась с непредвиденными трудностями. Поняв, что сама собой ситуация не разрешится, Уитман связалась со своими самыми близкими друзьями и попросила посоветовать ей кого-нибудь, кто мог бы ей помочь.

Фил долго и тщательно обдумывал свой первый разговор с Хелен. Ситуация, в которую попала женщина-руководитель, была для него более чем знакома: хотя размеры компаний и сферы деятельности клиентов Фила существенно различались, их истории во многом повторяли друг друга. Его клиенты находились в постоянном состоянии стресса, слишком много работали и слишком мало успевали. С каждым днем они все больше увязали в нерешенных рабочих проблемах и все меньше времени оставляли на общение с семьей и свои личные интересы.

Запутавшись, владельцы предприятий приходили к Филу за помощью. Им не требовалось невозможное – они просто искали кого-то, кто понимал бы, как одиноко на вершине бизнеса. Кто мог бы помочь им изменить жизнь так, чтобы свободного времени стало больше, а стрессовых ситуаций – меньше.

Когда Фил проходил через центральный вход здания, за стойкой его поприветствовала очень серьезная на вид девушка.

– Я здесь, чтобы встретиться с Хелен.

Девушка подняла глаза.

– Вам назначено?

– Да. Да, конечно.

– Минуточку.

Она нажала кнопку интеркома и произнесла:

– Миссис Уитман? К вам пришел джентльмен, который говорит, что у него назначена с вами встреча.

Выслушав ответ, она дежурно улыбнулась Филу:

– Пожалуйста, следуйте за мной.

Следуя за секретарем по коридору, Фил внимательно изучал рабочие места менеджеров компании. Со всех сторон на него наваливался контролируемый хаос. Всего несколько столов выглядели более-менее аккуратными, большинство же были завалены кипами бумаг, периодически падавшими на пол. Люди разве что не бегали из кабинета в кабинет, говорили отрывисто, на повышенных тонах.

Фил уже встречался с таким раньше. Мельком проследив за менеджерами компании, он почувствовал себя уверенно. Фил уже знал, что ожидало его в кабинете Хелен. Он даже примерно представлял, что Хелен ему скажет. Подтверждалась старая поговорка: компания – это отражение ее владельца.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все (Дэйв Креншоу, 2010) предоставлен нашим книжным партнёром -